Módulo 2

1. MANTENCIÓN DE EXHIBICIÓN Y SEGURIDAD DE PRODUCTOS EN TIENDAS DE DEPARTAMENTOS

Una buena gestión en los centros de distribución depende del conocimiento que las directivas tengan del tipo de estructura para el almacenamiento que posee la empresa;

El almacén se puede definir como el espacio físico de una empresa en el que se almacenan productos terminados, materias primas o productos en proceso. No es tan grande como el anterior y se encuentra en las instalaciones de la compañía; solo se destina para almacenaje sin ningún otro tipo de labor. Por último, se encuentra la bodega, espacio físico que la empresa dedica para almacenar todo tipo de mercancías.

Normalmente es el espacio desde donde los almacenes de retail (supermercados) surten los productos que irán a las diferentes estanterías que poseen. Esta estructura de almacenamiento se encuentra en las instalaciones de la empresa. Una vez que se identifica el espacio físico que la empresa posee para almacenar las mercancías, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para poder llevar a cabo una buena gestión de almacenamiento:

• Qué tipo de almacén debe tener la empresa;
• Qué perfil de actividades tiene el almacén;
• Qué operaciones se llevarán a cabo en el almacén o centro de distribución;
• Cómo medir de qué manera se está administrando el Cedi, almacén o bodega;
• Cuál es el layout del almacén, cedi o bodega; y
• Qué tipo de equipos de manejo de materiales y de almacenamiento se usan en el centro de distribución, almacén o bodega

 LAYOUT

En la publicidad se emplea el término layout para definir el espacio donde se distribuirán los elementos gráficos que componen un anuncio. Hace referencia a cualquier soporte: periódicos, vallas, revistas o incluso una página web.

Una tarea muy importante de las gerencias de las empresas, especialmente de la dirección logística, es evaluar el funcionamiento de su centro de distribución en cuanto a indicadores de gestión usados. Estos pueden ser la calidad y exactitud en el inventario, la rotación de la mercancía, los costos de almacenamiento. Junto con la dirección de producción, se debe evaluar si el sistema productivo que tiene la empresa, ya sea para inventario o sobre pedido, puede ser apoyado por el almacén.

2. TIPOS DE ALMACENES

Es importante distinguir los diferentes tipos de almacenes. Una vez reconocido el tipo, se puede determinar si la empresa está haciendo un buen uso de sus instalaciones y sí sus productos se están almacenando correctamente.

Almacén abierto (Al aire libre):

Estos espacios se usan para almacenar a la intemperie productos a granel no perecibles, o productos terminados que no se deterioren con la acción del medio ambiente. Por ejemplo, se pueden almacenar vehículos que salen de la línea de ensamblaje de las fábricas y están a la espera de ser despachados hacia los diferentes concesionarios.

Almacén de distribución:

 Es el espacio que se utiliza para almacenar mercancías, especialmente productos terminados. que surten a las grandes cadenas de retail. Estos almacenes importan y compran mercancías en el mercado nacional y las despachan sobre pedido a las diferentes tiendas por departamentos que atienden. Por ejemplo, una cadena de almacenes al detalle con muchos almacenes distribuidos por toda una ciudad necesita surtir atún enlatado. El almacén de distribución lo importa, lo almacena y lo distribuye a cada punto de venta de acuerdo con los pedidos, sin que la empresa solicitante tome parte en dicha compra e importación. La tienda por departamentos tampoco administra el inventario, solo hace el pedido y paga por el producto que le solicitó al almacén de distribución.

Almacén logístico:

 Este tipo de almacén se caracteriza por no tener inventario de mercancías durante largos períodos de tiempo. Su función es la de distribuir los productos o mercancías, y no la de almacenar. Por lo tanto, su principal característica es su eficiente tiempo de entrega y su confiabilidad. Estos depósitos almacenan temporalmente los productos mientras se organizan y cargan para ser enviados a su destino.

Almacén general de depósito:

Este espacio sirve para guardar todo tipo de mercancías o de productos terminados y cualquier persona ya sea natural o jurídica puede hacer uso de sus servicios. Su tarea es almacenar y las empresas acuden a ellos cuando no tienen espacio suficiente o cuando es más rentable arrendar un espacio para almacenar que mantener las mercancías en sus empresas. En los almacenes generales de depósito normalmente se cobra por metro cuadrado almacenado. También funcionan como sociedades de intermediación aduanera, lo que significa que sirven a las empresas no solo como lugar de depósito de las mercancías, sino como agentes para realizar todos los trámites legales ante los respectivos gobiernos para internar mercancía de importación.

Almacén central y regional:

Un ejemplo de estos dos tipos de almacenes es el almacenamiento que se realiza en una embotelladora de refrescos. Por lo general está ubicado en un lugar cercano a la planta de embotellado o al interior de la misma empresa. Estos almacenes centrales surten a los diferentes almacenes regionales ubicados en otros municipios, lejanos al centro de embotellamiento de los refrescos. Habitualmente, el almacén central maneja sku´s de gran tamaño, por lo general pallets o estibas de mercancía; en cambio el regional maneja productos en sku´s más pequeños, tales como cajas o unidades sueltas.

2.1. ¿POR QUÉ ALMACENAR?

Para que un almacén adquiera un nivel competitivo debe ser visto no como el lugar donde permanecen las mercancías, sino como un centro de distribución y consolidación de productos en donde se realizan labores mucho más complejas y de mayor responsabilidad sobre el producto final.

Adicionalmente, el concepto de rentabilidad se ha vuelto muy importante; por tanto, una adecuada gestión de los centros de distribución optimiza el uso del espacio de almacenamiento, reduciendo los productos obsoletos y disminuye la cantidad de inventarios que se tiene almacenada.

 Para ello, las empresas deben contar con un mínimo de productos almacenados para poder funcionar.

Las empresas deciden almacenar mercancías cuando se presentan situaciones comerciales coyunturales. Por ejemplo, puede ser para el aprovechamiento de precios, si se sabe que va a haber un alza en los precios de los productos en un futuro próximo. En tales casos, las empresas se aprovisionan del producto o la mercancía necesaria para así redituar con el alza en el precio del producto comprándolo antes del incremento. Otra razón para almacenar productos es para hacerle frente a las variaciones en la demanda, de tal manera que cuando la demanda se incremente, entonces se puede surtir desde el inventario.

MERMA

Las mermas son todas aquellas “pérdidas” que se producen a lo largo de la cadena de distribución y ventas. Estas “pérdidas” son un reflejo de cuando no se tiene un debido control sobre la operación de un negocio, afectando directamente a la rentabilidad de la empresa.

 

Consejos para disminuir las mermas de tu almacén de fabricación

•  Mejorar los procesos de seguridad dentro del almacén. 
• Seleccionar al personal del almacén de manera más selectiva. 
• Cuidar y supervisar al detalle la cadena de distribución. 
• Controlar el buen manejo de la mercancía.

¿Qué es una merma de inventario?

La merma en las compañías se presenta como la perdida en los inventarios es decir la diferencia entre el físico y el sistema lo cual está generando una perdida sustancial en la cadena de valor de las compañías.

3. ¿Qué es el departamento comercial y de qué se encarga?

Ocupa un lugar privilegiado dentro de la estructura organizativa de cualquier empresa y su correcta organización interna y el reparto adecuado de funciones debe ser una auténtica prioridad. Para ello es necesario tener muy claro las subfunciones que tienen lugar en el departamento, así como la determinación del nivel de responsabilidad de cada empleado dentro del mismo. Tradicionalmente, este departamento era considerado como un servicio dentro de la propia empresa, pues se encargaba de funciones como la venta de productos sin apenas ayuda de la publicidad.

A día de hoy, el departamento comercial de cualquier empresa ha evolucionado tanto organizativamente como en las funciones que lleva a cabo, pues en la actualidad se encarga de los estudios comerciales, de las ventas, de los servicios comerciales, de la gestión postventa, de la atención al cliente, de la publicidad en los diferentes canales y de la promoción en general.

Fruto de haber incorporado un volumen tan elevado de funciones, la organización interna ha crecido y dentro del propio departamento comercial no resulta extraño encontrar además del director general del departamento nuevos directores de área, como el director de marketing, el director de producto o el de ventas. A su vez cada director tiene subdirectores en áreas más específicas como el merchandising dentro del área de marketing. En ocasiones también el departamento de marketing y el de comercial son diferentes, aunque tienen que trabajar siempre en estrecha colaboración.

¿Qué es y para qué sirve el merchandising?

Es el conjunto de estudios y técnicas comerciales que permiten ofrecer el producto o servicio en las mejores condiciones, tanto físicas como psicológicas, al consumidor final. Los objetivos básicos del merchandising son: llamar la atención, dirigir al cliente hacia el producto, facilitar la acción de compra. 

La gestión interna del departamento comercial

Para gestionar internamente la gran variedad de funciones, cargos y tareas que engloba el departamento comercial se debe contar con un plan de acción general aprobado por la gerencia tanto a corto como a medio plazo que incluya el cumplimiento de unos determinados objetivos, el período para el cual deben estar cumplidos, así como los indicadores necesarios para medir el grado de cumplimiento.

Los encargados de cada área dentro del departamento comercial deberán interactuar y trabajar de forma cercana con el resto de departamentos para que los objetivos y planes coincidan en tiempo y forma y así poner en marcha cuanto antes las acciones oportunas para empezar a conseguir beneficios rápidamente. 

Una de las formas más comunes de gestionar internamente el departamento comercial es a través de la creación del conocido como “plan general de marketing”.

 El plan de marketing es un documento que elaboran las empresas a la hora de planificar un trabajo, proyecto o negocio en particular. Señala cómo pretenden lograr sus objetivos de marketing y de este modo, facilita y gestiona los esfuerzos de marketing.

Este plan debe realizarse para tener una guía de actuación que fije los pasos a seguir y los objetivos a cumplir, además de realizar un análisis de la situación del mercado y de las actuaciones de la competencia. La colaboración para redactar el plan general de marketing debe ser la máxima posible para que en él queden plasmados todos los puntos de vista e ideas posibles respecto al futuro más inmediato de la empresa y las posibles acciones que se pueden llevar a cabo en el ámbito comercial y de marketing.

3.1. Técnicas de venta

El departamento comercial tiene la función de dar a conocer los productos o servicios que comercializa la empresa a través de acciones publicitarias y de promoción, de actualizar los productos en función de las necesidades y cambios en el mercado o de gestionar las relaciones con los clientes, pero sobre todo tiene el cometido de lograr vender cuanto más mejor.

Para lograr incrementar las ventas de forma constante es fundamental contar con un equipo motivado y capacitado para conseguirlo, pero igual o más importante es la utilización de las técnicas de venta adecuadas.

 

POST VENTA

Un servicio postventa es toda actividad de seguimiento que una empresa desarrolla con un comprador después de haber finalizado el proceso de compra. Su finalidad es acercar la relación entre cliente y empresa, en definitiva, agregar valor a la experiencia de compra

CIERRE DE CAJA 

El arqueo o cierre de caja es un método contable que se realiza al final de una jornada de ventas para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coincide con los valores reportados de ventas en caja.

 RECOMENDACIONES PARA HACER UN BUEN CIERRE DE CAJA

El día a día de una empresa, el cierre de caja es fundamental para obtener información de la circulación del dinero en efectivo al finalizar el día. Por eso es importante que la información sea exacta, clara y concuerde lo facturado con el dinero en caja. Para que el cierre de caja salga bien puede marcar la diferencia entre la mayor tranquilidad y la peor de las penurias.

1. Comienza el día con una cantidad fija de dinero

Antes de comenzar la jornada laboral, revisa muy bien la cantidad de dinero en efectivo que tienes en la caja, hazlo siempre antes de abrir el negocio, ya que podrían llegar clientes a comprar y esto podría afectar el proceso contable.

2. No gestiones cobros con el dinero de la caja

Evita procesos innecesarias, no saques dinero en efectivo de la caja para saldar cuentas. Puedes realizar estos pagos con dinero extra para tener un mejor orden.

3. Considera el riesgo de descuadre

Monitorea tu negocio y establece medidas administrativas para evitar los errores que provocan los descuadres. Algunas causas que lo generan son los robos hormiga, errores en los cambios, préstamo entre cajeros, entre otros. Para esto es importante tener un sistema para mantener controlado el inventario.

4. Delega operaciones comerciales a cada uno de tus trabajadores 

Para llevar un mejor control del negocio, centraliza los movimientos de caja en ciertos puestos, de esta forma cada trabajador será responsable de su proceso y al final del día será mucho más eficiente el proceso del cierre de caja.

5. Registra las actividades del día

Para este proceso, es recomendable realizar estos pasos:

·       Ingresar la fecha y las horas de inicio y fin cierre.

·       Registrar las cantidades de billetes y monedas que hay en caja.

·       Ingresar los equivalentes en efectivo u otros documentos, de ser necesario.

·       Adjuntar los números de los comprobantes que respaldan los ingresos y egresos del día.

·       Comprobar la validez del resumen y hacer las observaciones pertinentes.  

De esta forma, podrás saber si los dineros en efectivo corresponden o si existen diferencias.

4. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y EMERGENCIA

¿Cuáles son los procedimientos de emergencia?

Se consideran emergencias operativas a todos aquellos sucesos o novedades que ocurren de manera no prevista en los servicios y que, de acuerdo a su gravedad e importancia, requieran solución inmediata y adecuada.

¿Cómo elaborar un plan de seguridad y primeros auxilios?

Define acciones y grupos de apoyo

• Establecer vías de evacuación y destacarlas con su respectiva señalización.
• Definir zonas de seguridad tanto internas como externas.
• Acordar el tipo de señal que activará el plan de emergencia y cómo se ejecutará a nivel interno
• Determinar tiempos de evacuación y organización de salidas.

 ¿Cómo se conforma un plan de evacuación?

Un plan de evacuación debe construirse de manera participativa, debe contener información básica y concreta de lo que las personas deben hacer en caso de requerirse una evacuación, incluyendo distribución de roles, rutas de evacuación, puntos de encuentro, puntos de alojamiento, tipo de comunicación, etc. 

 

Arma un plan de emergencia 

1.         Analiza las amenazas y riesgos

Se debe observar y analizar el edificio donde funciona la organización, tanto a nivel externo como interno. De esta manera, se podrán identificar los elementos que podrían generar riesgos adicionales en el caso de una emergencia. Para una correcta evaluación es necesario:

Revisar el entorno en el que se ubica el lugar de trabajo. Si en los alrededores hay postes eléctricos​, depósitos de materiales peligrosos u otros elementos de riesgo, estos podrían inflamarse o caer sobre los trabajadores en caso de evacuación

• Considerar la distancia entre los servicios de emergencia y la organización. Conocer ese tiempo facilitará estimar tiempos de respuesta y traslado hasta el lugar del siniestro de los equipos de emergencia necesarios
• Revisar el estado de las instalaciones de gas, electricidad y agua
• Examinar la distribución de los espacios de trabajo, verificando que no existan elementos que puedan interferir en una rápida evacuación
• Identificar cuáles son las zonas seguras de la edificación
• Determinar la accesibilidad a equipos de protección contra incendios, luces de emergencia, equipos de primeros auxilios, etc. Estos siempre deben estar a la mano.

  ​2.    Evalúa los recursos disponibles

Contar con un inventario de recursos te permitirá saber con qué implementos cuentas y qué mejoras puede implementar la organización. Para realizar esta evaluación es recomendable:

• Determinar los recursos disponibles para reparar o instalar todo lo que sea necesario, según el análisis de amenazas y riesgos
• Definir los recursos con los que se cuenta, tanto para evitar como para atender una situación de emergencia
• Realizar un inventario de los elementos de seguridad que posee la organización (extintores, red seca, botiquín de primeros auxilios, etc.)

 

 

 3.-Define acciones y grupos de apoyo

Este paso implica determinar las acciones operativas para llevar a cabo el Plan de Emergencias. Para esto es preciso:

• Establecer vías de evacuación y destacarlas con su respectiva señalización 
• Definir zonas de seguridad tanto internas como externas 
• Acordar el tipo de señal que activará el plan de emergencia y cómo se ejecutará a nivel interno
• Determinar tiempos de evacuación y organización de salidas
• Conformar brigadas de emergencia o grupos de apoyo que estén a cargo de acciones operativas, así como de la coordinación de la evacuación
• Capacitar a los trabajadores para que sirvan como apoyo tanto a la prevención de riesgos como a la ejecución del Plan de Emergencia

 

 4.- Lleva el plan al papel

La organización debe tener un croquis o plano de la edificación, donde se muestre de manera gráfica la información que se ha recopilado y esté a disposición de todos los trabajadores. Algunas características de este plano son:

• Identifica todas las ‘habitaciones’ con las que cuenta la organización, indicando pasillos, salidas de emergencia, vías de evacuación, zonas seguras, etc.
• Es idéntico a la distribución de la organización para que, si ocurre un siniestro y se necesita apoyo de instituciones como Bomberos, Cruz Roja, ambulancias, estas puedan utilizarlo como orientación para ayudar durante la emergencia
• Destaca el entorno de la organización, considerando las distancias con servicios de emergencia (Bomberos, Carabineros, centros médicos, etc.) e incluir los números telefónicos que se utilizarán en caso de ocurrir un incidente.

 

 

 5.- Difunde y evalúa

Para que el Plan de Emergencia realmente funcione se debe compartir con todos los colaboradores. Así sabrán qué hacer y cómo reaccionar ante una emergencia. Además, permitirá recoger propuestas o mejoras de los propios trabajadores. Para esto es necesario:

• Escuchar las opiniones de los trabajadores con respecto al Plan de Emergencia
• Determinar una instancia de evaluación del Plan, por lo menos una vez al año, para estudiar posibles cambios, más aún si el número de colaboradores aumenta o la infraestructura original cambia​