1. Asignación de recursos

La asignación de recursos ayuda a sacar el máximo partido posible de los recursos disponibles. En función de las habilidades y la capacidad del equipo, la asignación de recursos es el proceso de abordar los proyectos empleando los recursos que tienes a tu disposición de la forma más eficaz posible.

Para obtener una visión clara de la asignación, los gestores de proyectos a menudo usan informes de asignación de recursos. Estos pueden ofrecer desde una visión general a un resumen detallado de la disponibilidad de los recursos, lo que te ayuda a evitar las demoras de la planificación y las salidas del presupuesto. Cuanto mejores sean las habilidades de elaboración de informes a tu disposición, mayor transparencia y eficacia tendrás en tus proyectos.

2. Nivelación de recursos

Otro tipo de gestión de recursos es la nivelación de recursos. Esta técnica pretende descubrir los recursos poco usados o usados ineficazmente en la organización y utilizarlos en tu beneficio. Un ejemplo de nivelación de recursos es tener un redactor de contenidos con experiencia en diseño gráfico para que ayude al equipo de diseño asumiendo pequeñas tareas de contenido que requieran trabajos de diseño. Si un miembro del equipo puede extender sus habilidades de diseño, el equipo de diseño no tendrá que contratar a personal externo si, de repente, se ven abrumados con una avalancha de solicitudes de diseño.

3. Previsión de recursos

Contar con un plan de gestión de recursos es fundamental para optimizar la eficacia del personal, los materiales y el presupuesto. La previsión de recursos te permite predecir las futuras necesidades de recursos antes de que empiece el proyecto. Durante las fases de planificación de un proyecto, la previsión de recursos determina el objetivo del proyecto, las posibles limitaciones, los costes imprevistos y los riesgos potenciales.

Para realizar estas predicciones, los gestores de proyectos tienen que conocer bien el ciclo vital y los objetivos del proyecto, además de disponer de una visión general de los recursos disponibles de la organización. El software de gestión de proyectos ofrece este nivel de visibilidad, así como acceso a los proyectos y a los recursos, todo desde un solo lugar.