El teletrabajo o trabajo a distancia se ha convertido en una de las preferencias más importantes de los trabajadores a la hora de decantarse por una oferta laboral, en una empresa u otra. Y es que, el hecho de que se conceda la posibilidad de es un recurso bien valorado tanto en comodidad como en ahorro económico, al evitarse el desplazamiento diario. ¿Pero a qué llamamos trabajo a distancia? ¿Qué es el teletrabajo y cómo funciona exactamente? Presta especial atención.
Definición de Teletrabajo
El teletrabajo o trabajo a distancia es una modalidad de empleo en la que el individuo desempeña su labor económica en el lugar que él escoja, pero no en un puesto físico en su oficina. Es decir, que este tipo de empleado no está obligado a realizar su trabajo presencialmente en la empresa, sino que puede trabajar desde casa sin ningún problema.
Aunque originariamente las empresas que apostaron por esta modalidad se debían al área de las telecomunicaciones y la informática, hoy en día hay muchos trabajos que se pueden hacer desde casa; tan solo es necesaria una conexión a Internet, un ordenador y/o un teléfono.
¿Cómo funciona el teletrabajo?
Para que un profesional realice su actividad en modo teletrabajo, tan solo es necesario que la empresa incorpore a su método interno facilidades para desarrollar el empleo remoto como una intranet bien definida, herramientas para trabajar desde casa, canales de comunicación vía email o videollamada, y facilidad para realizar reuniones a distancia.
El trabajo se efectuará con total normalidad, pero sin necesidad de que el profesional tenga que desplazarse todos los días a su puesto de trabajo, manteniendo la comunicación entre empresa y empleado.
¿Qué se necesita para incorporar el teletrabajo a una empresa?
Según el portal emprendepyme.net, antes de lanzarse al trabajo a distancia debería hacerse un estudio de implantación. Se debe crear un equipo de trabajo para la puesta en marcha del nuevo sistema. El equipo debe detectar los problemas de la empresa donde el teletrabajo podría ser una buena solución. En esta fase se identifican las necesidades del negocio y se calculan los recursos disponibles para implantar el trabajo a distancia.
Además, se debe tener en cuenta la necesidad de dotación de equipos informáticos (ordenadores, laptops…) herramientas para el trabajo en línea y su seguridad, un sistema de control de los equipos y mantener un contacto con periódico en persona además de las llamadas y videollamadas que se puedan hacer a diario. Así mismo, y dependiendo de la magnitud de empresa, se deberán establecer roles y permisos de acceso a la información y a determinados programas.
Fomentar las reuniones periódicas, meetings y after works son necesarios para mantener los vínculos y el buen entendimiento del equipo.
10 herramientas para adoptar el teletrabajo en la empresa
1. VPN
Es muy importante que los equipos trabajen con VPN (Virtual Private Network), una forma de navegación segura tanto en redes públicas o privadas, ya que ofrecen mayor nivel de protección y privacidad en la navegación, ya sea desde casa o desde fuera. Al navegar a través de servidores especializados y cifrar tus datos, las VPNs ocultan la actividad en Internet y protegen de los muchos peligros de la web – desde ataques de hackers a venta de datos, suplantación de identidad y mucho más.
En Top VPN puedes ver una comparativa de las empresas que ofrecen VPN en España.
2. Certificados digitales
En línea con el anterior punto, la seguridad es muy importante. Los casos de hackeo a las empresas ha aumentado considerablemente en los últimos años. Por eso os recomendamos proteger vuestra identidad digital con certificados digitales que evitan la manipulación de documentos y garantizan la privacidad del mensaje.
La firma digital certificada permite también agilizar los trámites y comunicaciones y optimizar los procesos de trabajo.
3. Herramientas para compartir documentos
Es importante disponer de espacio en la nube para que todos los archivos generados por los equipos se almacenen ahí y no se extravíen, además de poder trabajar con ellos de forma colaborativa. Lo más recomendable es que la empresa cuente con su propia nube privada.
Servicios como Google Drive, Dropbox, Box, Onedrive, ICloud o Amazon Cloud Drive pueden resultar interesantes al principio ya que ofrecen almacenamiento gratuito, pero este espacio enseguida se llena y los precios de sus servicios acaban siendo más elevados que un servicio profesional de cloud dedicado y escalable.
4. Ordenadores en la nube
Hay pocas empresas que ofrezcan este servicio a día de hoy, sin embargo es el futuro del teletrabajo. Consiste en tener por completo los ordenadores de la empresa en la nube, con todos sus programas, archivos y aplicaciones de forma que cualquier persona del equipo pueda acceder a su ordenador desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte.
5. Herramientas de CRM
Si ya era necesario contar con un CRM en las empresas, con el teletrabajo serán imprescindibles. Hay muchas herramientas para gestionar los contactos y tener control de las ventas. En este artículo te mostramos los 10 mejores CRMs para las empresas y autónomos.
6. Herramientas de Gestión de equipos
Trello es una de las herramientas más utilizadas para la gestión de equipos. Nosotros la probamos y escribimos este artículo para contaros cómo funcionaba ya que se ha hablado mucho sobre ella y resulta muy visual y fácil de utilizar. Obviamente hay muchas más, sólo es cuestión de escoger aquella que mejor se adapte a las necesidades de vuestros equipos de trabajo.
Aquí mostramos un listado con las mejores herramientas para la gestión equipos del mercado.
7. Herramientas para videoconferencias
Esta herramienta española facilita la colaboración en equipo y proporciona un moderno entorno de trabajo. La herramienta tellit es un «todo en uno» del teletrabajo. Incluye la posibilidad de realizar videoconferencias web con grabación y llamadas de voz, chat, archivos compartidos y de almacenamiento, asignación de tareas y escritorio remoto.
Otras herramientas para realizar videoconferencias que podéis utilizar son: Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Go To Meeting, ooVoo o Jitsi.
8. Herramientas para comunicarse
Slack es una de las herramientas más extendidas. Con Slack podrás crear chats por departamentos, proyectos, grupos de trabajo e incluso por temáticas. Kenjo también ofrece soluciones para la comunicación entre equipos y departamentos, añadiendo otras funciones como los controles de horario, las ausencias o la evaluación de desempeño.
Otras aplicaciones de comunicación para teletrabajar serían: Yac, Spike, Microsoft Teams o Rocket Chat,
9. Herramientas para mejorar la productividad
Para trabajar a distancia es fundamental tener una buena herramienta que ayude a repartir las tareas y mejorar la productividad. En este artículo recogemos algunas de ellas como: Wunderlist, Mint, Evernote, Rescuetime, Booster, Focusatwill, Coach Me, GoalSonTrack, LifeReminders o IFTTT.
10. Herramientas para tomar decisiones en equipo.
Y por último, habrá momentos en los que sea necesario tomar decisiones en grupo. Para votar entre todos, hay más de una herramienta que permite hacerlo de forma remota. Loomio te permitirá democratizar las decisiones del grupo. Doodle está más extendida y es más sencilla de utilizar para hacer encuestas rápidas dentro del equipo.